Mail

Mail och alla rutiner och regler runt detta

På min arbetsplats förekommer det ibland diskussioner angående mail. Till exempel huruvida man skall svara på dem utanför arbetstid eller ej. Jag tycker det är riktigt intressant faktiskt. Dessutom så tror jag att jag har en annan syn på saken än de flesta.

Rutiner runt mail

Den officiella regeln, om man nu kan kalla det så, runt mail på jobbet är att svara på dem under arbetstid. Det finns inget krav på att läsa eller svara på mail utanför jobbet.

Detta är självklart det riktiga tillvägagångssättet. Självklart så bör allt som har med arbetet att göra vänta tills dess man sitter på jobbet. Så länge det inte är något akut vill säga. Det finns väl tillfällen då man behöver läsa och svara på mail även utanför kontorstid. Detsamma gäller självklart telefonsamtal.

Min syn på saken

Jag tycker detta är riktigt, innerst inne vill säga. Men jag lever sällan upp till det själv. På något sätt så har jag det inpräntat i mig sedan länge att man skall läsa mail och svara på dem så fort man kan. Detta oavsett tid på dygnet.

Jag kan svara och skicka mail sent på kvällarna ibland. När det gäller att skicka så kan det bero på att jag riskerar att glömma bort det tills nästa dag. Jag vill få iväg det medan jag har det i tankarna. Skulle i och för sig kunna maila min egen adress som ett ”kom ihåg” tills dagen efter. Men jag gör sällan så, det blir ett vanligt mig även om klockan kan vara 23:00 eller senare.

För mig är det en självklarhet sedan länge att alltid kolla mailen och svara på dem. Detta även efter arbetstid och på helger. Jag har jobbmailen i telefonen så jag hör när det kommer ett. Jag läser alltid det, oavsett tid och var jag än befinner mig. Dessutom så försöker jag svara på det så fort som möjligt.

Skulle jag själv ha skickat ett mail till någon en kväll eller helg så förväntar jag mig svar snabbt. Jag kan bli lite sur om inget svar dyker upp inom en timme. Sen kan jag komma på att personen i fråga inte jobbar och troligtvis inte läser mail på helgerna. Jag mailade en på en myndighet en helg för en tid sedan och blev lite smått sur när svar uteblev. Sen kom jag på att personen i fråga självklart inte läste mail på helgerna.

På mitt förra jobb

På mitt förra arbete jag en massa kundkontakt. Då var det självklart att läsa mail från kunder på helger och kvällar. Många var små egenföretagare och de kanske skötte mailhanteringen utanför ordinarie arbetstid. Jag vet att det uppskattades att jag snabbt svarade på deras frågor, även utanför min arbetstid. Det byggde upp en god relation till kunderna.

Det är det som fortfarande sitter i tror jag. Det är det som gör att jag tycker att det är självklart att läsa, skriva och svara på mail oavsett tidpunkt även nu. Detta trots att jag egentligen inte har kunder i den bemärkelsen. Men det är mail i från kollegor och leverantörer.

Fotokredit: neilgorman via Visualhunt / CC BY-NC

Lämna en kommentar